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TecnoHotel | Domingo 19 de Noviembre, 2017

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Las cinco preguntas que se debe hacer antes de adquirir un nuevo PMS

Las cinco preguntas que debes hacerte antes de adquirir un nuevo PMS

Un Property Management System (PMS) es, sin duda, el corazón y el cerebro de nuestro hotel. Pero a medida que la tecnología mejora, los hoteles deben reevaluarlo para ver si se ajusta a sus necesidades. Un claro ejemplo de esta evolución es el paso que se ha dado de PMS On-Premise a PMS en Cloud.

Pero cuando se busca un nuevo PMS surge una serie de preguntas que todos los hoteleros se hacen antes de tomar la decisión. En eHotelier se han hecho algunas de ellas:

  • ¿Cuánto cuesta?

Sin duda, para muchos hoteles el precio del PMS es la mayor barrera con la que se encuentran a la hora de reemplazar o sumar esta tecnología a la gestión de su día a día. ¿Va a aportarme todas las soluciones que necesito? ¿Cuál va a ser el ROI de la inversión?

A la hora de realizar este cálculo, lo primero que debemos plantearnos es hasta qué punto el nuevo sistema reducirá la cantidad de tiempo que actualmente empleamos en la gestión de las actividades de recepción, incluyendo check-in y check-outs, y en tareas rutinarias como la consolidación de las cuentas de invitados y la gestión de precios o la disponibilidad a través de canales de distribución, incluyendo las OTA, GDS, propia web y agencias de viajes.

En un artículo anterior ya explicamos todas las pautas a seguir para calcular el ROI, pero no solo ha de medirse en euros. Se debe tener en cuenta también cuánto mejorará el servicio al cliente y cuánto la satisfacción de sus empleados. No le quepa duda de que una reducción de tareas repetitivas mejorará la productividad y la satisfacción de sus trabajadores.

  • ¿Es accesible desde un dispositivo móvil?

Si elige un PMS en Cloud adaptado para dispositivos móviles tendrá mucho terreno ganado. Su servicio al cliente mejorará considerablemente, el personal será más eficiente y ahorrará al no tener que comprar hardware costoso.

Hoy en día, las mejores herramientas se pueden usar ya desde una tablet o un smartphone. Sus clientes comprobarán que aporta la flexibilidad que necesitan. Por ejemplo, podría dejar la recepción para saludar personalmente a sus clientes y realizar su check-in en cualquier lugar del vestíbulo. O bien, el personal de limpieza podría ver el listado de habitaciones que le han sido asignadas solo con abrir una APP en su móvil, además de actualizar directamente el estado de la habitación sin tener siquiera que llamar a recepción. Asimismo, este tipo de herramientas permite a los propietarios de los hoteles conectarse desde cualquier lugar para ver qué se está haciendo en su establecimiento en todo momento.

  • ¿Es fácil de usar?

La interfaz de usuario de un PMS moderno debe ser coherente, clara en la información y muy intuitiva, diseñada para aportar toda la información necesaria sin sobrecargar la pantalla. Por eso es importante que elija un diseño sencillo, para que en dos o tres turnos se maneje la herramienta sin problemas.

  • ¿Cómo se integra con OTAs, Channel Manager, interfaces…?

La integración del PMS con otros sistemas como el Sistema Central de Reservas (CRS) o un Channel Manager es fundamental hoy en día. Esto permitirá que un hotel distribuya su inventario de habitaciones a una audiencia mucho más amplia. Este tipo de conectividad también proporciona un motor de reservas que se puede agregar al sitio web del hotel para generar reservas directas. La conectividad con otros sistemas en el sitio web como con un Point of Sale (POS) o con el proceso de pago con tarjeta de crédito son igualmente muy importantes para conseguir la satisfacción plena del cliente.

  •  ¿Qué tipo de informes aporta?

Cualquier sistema que elija debe tener una potente colección de informes, capaz de generar reportes y consultas a medida. Esto le permitirá realizar un seguimiento del funcionamiento del hotel en un momento dado y conseguir informes de revenue. Los datos que le aporte su PMS deben incluir si los esfuerzo de márketing están aportando un buen ROI, predecir nuevas oportunidades de negocio e  incluso determinar qué OTAs ofrecen un mejor retorno. Un buen PMS debe ser capaz también de exportar datos a los sistemas de contabilidad de la empresa y exportar todos los datos en formatos tipo Excel para su posterior análisis.

Así que si ha pensado en actualizar su PMS, asegúrese de que el proveedor que elija dé respuesta a todas estas preguntas. Pero sobre todo no se deje guiar por la improvisación, si no podría desaprovechar las mejores oportunidades que existen en el mercado en cuanto a estos software de gestión hotelera.

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