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TecnoHotel | Lunes 18 de Diciembre, 2017

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Business Intelligence en los gastos de viaje

Business Intelligence en los gastos de viaje
Roger Llorens

Cada vez son más los recibos y facturas que las empresas gestionan, con la dificultad añadida de procesarlos, cruzarlos y analizarlos para una posterior toma de decisiones y mejora. ¿Todavía no analizas tus decisiones en base a un histórico segmentado y detallado? ¿Sabrías decir el ROI de tus viajes de empresa?

Si la respuesta no es un sí rotundo, aquí te dejo algunas pautas y reflexiones que podrían ser de tu interés (y el de tu negocio).

La evolución de los gastos de viaje es un primer indicador interesante a monitorizar para empezar a tener una visión global de la tendencia y una aproximación del futuro más inmediato. Si tienen un incremento sostenido será momento de optimizar los futuros viajes y desplazamientos para descubrir los puntos en los que mejorar o aquellas partidas que están absorbiendo un mayor presupuesto injustificadamente. ¿Somos capaces de segmentar por grupos, proveedores o apartados nuestros gastos de viaje empresarial?

Cualquier herramienta de Business Intelligence nos permitirá procesar estos valores para modelar los informes a nuestro antojo en la búsqueda y perfeccionamiento de las KPI’s a definir, monitorizar y optimizar en cada momento.

Ahora bien, todo proceso de Business Intelligence requiere de la correcta recolección, clasificación e introducción de los datos en el sistema, más aun cuando este se nutre de diferentes herramientas a su vez con estructuras y requerimientos dispares entre ellos.

¿Cómo afecta a mi hotel o cadena hotelera este primer estudio?

En el sector turístico los viajes y reuniones comerciales forman parte del día a día de muchos trabajadores, sobre todo en estamentos directivos o de gestión. En un sector en que a menudo los grandes ingresos se concentran en una o dos estaciones, es imprescindible recurrir a la optimización de los desplazamientos y visitas comerciales para minimizar costes y mejorar el ROI como máxima finalidad.

Es momento de contabilizar y meditar acerca de todos los gastos de viaje acumulados a lo largo del año. Comparemos el presupuesto anual con el anterior y veamos si la tendencia se ajusta a lo que estos desplazamientos aportan a los números del hotel o cadena hotelera. Por poner algunos ejemplos cotidianos:

  1. Revisemos si las visitas comerciales a nuestro proveedor de lavandería o catering y su respectiva competencia han supuesto un descenso justificado por todos los kilómetros y dietas acumuladas. ¿La rebaja de precio o mejora del servicio ha sido mayor que el coste acumulado de todas las visitas?
  2. Identifiquemos el incremento de agencias y tour operadores interesados en comprarnos paquetes de habitaciones tras nuestra visita comercial a las ferias del sector. ¿Hemos aumentado nuestra red de contactos y repercusión de forma justificable?
  3. Cuantifiquemos las dietas y kilometraje de cada una de las reuniones que hemos realizado fuera de la oficina para mantener relaciones con proveedores o clientes actuales y potenciales. ¿Vale la pena mantener esa relación tan cercana o podríamos optar por alternativas más económicas como el streaming o una videoconferencia?
  4. ¿Qué hay del coste de oportunidad de todos estos procesos? ¿En qué podrías haber ocupado tu tiempo (tiene un precio) para mejorar la rentabilidad que has obtenido con tu dedicación a cada apartado o partida de gastos de viaje? ¿Podría haberse desplazado un trabajador de menor responsabilidad por el carácter no determinante de la visita y haber reinvertido así el tiempo en otro proceso? Todo es medible y analizable, por lo que todo es optimizable. Eso sí, marquemos unos objetivos y metas numéricas para poder realizar el seguimiento adecuado de cualquier proceso, incluso aquellos que puedan no pareceros cuantificables inicialmente.

Con todo ello, serás capaz de identificar patrones que a simple vista quedaban ignorados o disimulados sin una segmentación pertinente. Es posible que caigan o se reduzcan partidas que anteriormente considerabas imprescindibles o básicas, y a su vez se incrementarán otras que por su retorno es interesante seguir ampliando. ¿Qué es si no tu negocio? Una constante modulación del retorno de cada una de tus inversiones.

¿Tu hotel o cadena te aporta beneficios? Revisa tus gastos de viaje, tal vez haya llegado el momento de mejorar todavía más tus números y también ocupar de forma más eficiente tu tiempo a lo largo del año en base a cada tipo de proveedor, cliente, cliente potencial o colaborador… tan al detalle como seas capaz de segmentar y medir.

Imagen Travel Vector vía ShutterStock.

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Roger Llorens es licenciado en Administración y Dirección de empresas por la Universidad Autònoma de Barcelona, completando sus estudios en la Linnaeus University de Suecia. Especializado en Marketing Online desde 2008, ha trabajado como diseñador de proyectos de posicionamiento web (SEO y Marketing de Contenidos), campañas en redes sociales para empresas y pymes (SMO – SMM) y estrategia online corporativa y comunicativa para varias empresas y startups.
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