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TecnoHotel | Martes 19 de Noviembre, 2019

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La digitalización de la organización de bodas y eventos llega con hotelkit

La digitalización de la organización de bodas y eventos llega con hotelkit

La boda es uno de los días más importantes e inolvidables en la vida de cualquier persona. Es un día con el que incluso se sueña desde la infancia, que nos lo imaginamos con el más mínimo detalle, en el que se suele invertir bastante dinero y siempre se desea que salga a la perfección.

Conscientes de ello, en El Cigarral de las Mercedes han decidido apostar por la innovación para que no se les escape ningún detalle a la hora de organizar un evento tan complejo como es una boda. Gracias a su experiencia de más de 20 años y a sus exclusivas instalaciones, esta finca toledana convierte cada evento en una experiencia inolvidable.

El Cigarral de las Mercedes es una finca de 5 hectáreas que cuenta con distintos entornos naturales, así como un hotel boutique y 4 villas para la celebración de eventos. El equipo destaca por la pasión que tienen en la creación de ambientes a partir de una sofisticada decoración y trabaja creando un proyecto para cada celebración poniendo el alma en ello.

Más de 60 personas coordinadas

En la celebración de una boda participa un equipo de más de 60 personas que deben actuar con una coordinación absoluta: el grupo de jardineros tiene la responsabilidad de que los jardines luzcan con esplendor, el equipo de montaje ha de trabajar duro para que mobiliario, decoración y menaje se distribuyan conforme a los requisitos del cliente.

Además, más de diez cocineros actúan desde unos días antes para que la experiencia gastronómica esté a la altura del resto de sensaciones que percibirán los asistentes al evento, peluqueras, personal del hotel, floristas, pasteleros, personal de mantenimiento y equipo de control también necesitan de la coordinación del grupo de organización del evento.

Con el fin de agilizar la gestión de dichos proyectos con la máxima eficiencia la finca ha optado por implementar un sistema que digitaliza todas las operaciones diarias: mantenimiento de la finca, preparación del alojamiento y organización del evento. Por otra parte, la gestión de un equipo humano tan numeroso, desplazándose por un espacio tan extenso, hace necesario contar con una herramienta de comunicación que sea ágil, intuitiva y fácil de utilizar para el usuario, y que permita que personas de muy diferentes formaciones encuentren fluidez en su manejo.

Comunicación interna en los hoteles

Estos desafíos han sido resueltos de forma óptima mediante la implantación de hotelkit. Esta compañía fue creada por un hotelero austriaco en 2012 para superar las dificultades de comunicación interna que había en su propio hotel, que son comunes a la mayoría de los hoteles de hoy en día: personal que suele trabajar en varios turnos, distribuidos por una gran superficie y que han de manejar un respetable volumen de información: comunicar averías, verificar listas de tareas repetitivas, cumplir órdenes específicas de trabajo, consultar manuales, recibir noticias y avisos corporativos, etc…

El Cigarral de las Mercedes ha logrado suprimir el soporte papel para la transmisión de instrucciones y avisos entre su equipo -con independencia de dónde se encuentre cada persona-, que utiliza su smartphone para cualquier consulta y comunicación. Adicionalmente, se ha conseguido disminuir los tiempos de respuesta a cualquier demanda de los clientes y reducir los tiempos de resolución de las actuaciones de mantenimiento.

Hoy en día, El Cigarral de las Mercedes, al igual que más de 800 hoteles en diferentes países del mundo, utilizan este sistema para digitalizar sus operaciones y ofrecer un excelente servicio a sus clientes.

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