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Dentro de la distribución online en los alojamientos turísticos (hoteles, apartamentos, hostales, casas rurales…) podemos encontrar infinidad de empresas, cada una con su propio programa y diseño característico.
Pero todas ellas con la misma finalidad de gestionar y controlar la venta online, siendo sus máximos representantes el channel manager para la distribución de tarifas a las agencias y los Property Management System (PMS) para el control y gestión de reservas diarias.
El concepto de distribución online abarca más tareas, y no solo debe centrarse en la dinámica de enviar precios y controlar el inventario, puesto que existe una fase previa de análisis y estrategia. Por lo tanto, no solo hay que tener en cuenta el uso de estas soluciones informáticas para llegar a todos los puntos de venta y clientes finales de una manera efectiva y rápida, sino que debe existir una parte de estrategia coherente a nuestros objetivos de rentabilidad.
Por ello, al hablar de la distribución online y la importancia de los sistemas conectados hablaremos también de otros programas como las herramientas de Business Intelligence (BI) y los Central Reservation Systems (CRS).
La palabra técnica más utilizada para denominar la operativa de enlazar sistemas es conectividad, siendo otra palabra, —bidireccionalidad—, la referida a que la comunicación sea fluida tanto de bajada como de subida de datos entre los diferentes programas. Es decir, que ambas herramientas sean capaces de compartir la información específica que poseen para una mejor capacidad de uso de cada una de ellas por separado.
La bidireccionalidad entre el PMS y el channel manager es quizás, el requerimiento tecnológico más demandado durante los últimos años por parte de los establecimientos hoteleros, pero no debemos olvidar la oportunidad que nos otorgan el resto.
Property Management System (PMS)
El PMS nace como punto central de control para el establecimiento y como su nombre indica, el Property Management Software/System nos aporta una solución informática, normalmente instalada en nuestros propios ordenadores, que nos permitirá llevar la gestión de todo aquello que pasa dentro de nuestro establecimiento. Estos sistemas son capaces de gestionar desde la codificación de la llave de la habitación al cobro del refresco en la piscina, generando registros de manera simultánea en los departamentos de seguridad, pisos, lavandería, recepción, reservas y economato.
Channel manager
El channel manager o gestor multicanal, ubicado en la nube y accesible desde una página web, está destinado a solventar solo una parte muy concreta, pero a su vez importante de la gestión del establecimiento. Es el responsable de distribuir nuestros precios, restricciones, ofertas, cupo, etc., a todos los puntos de venta contratados por el establecimiento.
Herramientas de Business Intelligence (BI)
Las herramientas de BI son la tendencia actual de planificación de estrategias de Revenue Management. Mediante el uso de ellas se puede relacionar de manera sencilla toda la información de la cual disponen los establecimientos y generar informes que permitan visualizar de manera rápida el rumbo de la estrategia actual de venta online realizando seguimiento de los objetivos marcados, y al mismo tiempo, en base a históricos poder generar nuevos retos.
Central Reservation System (CRS)
El CRS nace únicamente como gestor de reservas capaz de almacenar en un único punto toda la información relativa a las reservas de los establecimientos hoteleros por conectividad. Es decir, no cuentan con un punto de venta propio, sino que se dedican de manera exclusiva al almacenaje de reservas en un único formato, haciendo que los establecimientos hoteleros no necesiten conocer o entrar en cada una de las agencias conectadas para su revisión, todo se centralizan.
La importancia de los sistemas conectados
Explicados y puestos en situación cada uno de los programas más comunes usados en la distribución online dentro de una establecimiento hotelero, lo que debemos tener en cuenta sobre la conectividad entre sistemas es eliminar la falsa expectativa de intentar controlar todo desde un único programa. Es necesario conocer y valorar todas las oportunidades que la interacción entre sistemas nos puede aportar a la venta, siendo cada herramienta usada para optimizar al máximo el fin para el que ha sido diseñada.
En resumen, y como avance a la segunda parte de este artículo que publicaremos en el próximo número, el enfoque de un PMS será siempre el de procurar el mejor control e interacción de los diferentes departamentos, clientes y proveedores del establecimiento. El channel manager tratará de dar la mayor cobertura a las diferentes extranets de venta, las herramientas de BI ayudarán al seguimiento de resultados y la toma de decisiones y por último, el CRS buscará la unificación de datos y ser la referencia central de los mismos.
Por lo tanto, si tenemos claro que todas las herramientas mencionadas nacieron de diferentes necesidades y que siendo sistemas completamente diferentes deben complementarse, estaremos en disposición de conocer la mejor manera de conectarlas para potenciar su uso en la operativa diaria de venta online de establecimientos hoteleros.
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