El desafío en el día a día de un hotel es la falta de comunicación interna entre departamentos. La solución a este reto es la conectividad de todos los empleados en una misma plataforma digitalizada.
El reto de Sercotel
Uno de los mayores retos a los que tenía que hacer frente el equipo de Sercotel Hotel Pintor el Greco de Toledo era la optimización de la comunicación interna entre departamentos. Se buscaba informar a los empleados de forma rápida y sencilla, al igual que facilitar la familiarización de nuevos empleados con los diferentes procesos del hotel.
El objetivo era, por lo tanto, crear una plataforma central para integrar a todos los empleados y facilitarles el acceso a toda la información relevante relacionada con sus tareas diarias y el conocimiento interno del hotel. Adicionalmente, se buscaba que la transmisión de tareas a los empleados se realizara de una manera directa para pudieran ser procesadas con más rapidez.
Calentando motores…
Fue entonces cuando dieron con hotelkit. El hotelero Marius Donhauser desarrolló este software en 2012 con el fin de mejorar el flujo de comunicación de su hotel de 4 estrellas en Salzburgo.
Actualmente, hotelkit, que ya se utiliza en más de 800 hoteles de todo el mundo, proporciona herramientas digitales a los empleados del hotel para realizar tareas diarias, trabajos de reparación, solicitudes de huéspedes, listas de comprobación y entregas de turno de forma eficiente. Además, los empleados pueden encontrar todos los procesos estándar en un manual digital.
A principios de 2018, el equipo de Sercotel Hotel Pintor el Greco pudo comprobar por primera vez los beneficios que esta herramienta aportaba a su trabajo diario. Todos los empleados recibieron la formación necesaria para poder empezar a utilizar hotelkit en tan solo tres semanas. Durante estas sesiones de formación, el equipo recibió explicaciones precisas sobre todas las características del software, así como sobre las diversas herramientas y otras posibles aplicaciones.
A mediados de febrero, iniciaron una prueba gratuita de 30 días. Los 27 empleados comprobaron así que las rutinas diarias se pueden simplificar y hacer más eficientes.
Múltiples funciones
Desde entonces, el uso ha sido constante y se han registrado más de 8.000 actividades que han ayudado a facilitar el trabajo de los empleados. Se han llevado a cabo un total de 1.279 traspasos de información, los cuales facilitaron a los empleados de manera eficiente toda la información importante para el cambio de turno sin perder detalle.
Con la función Tareas y Listas de comprobación, el equipo obtuvo una estructura clara a la hora de realizar sus actividades. Se crearon un total de 265 listas de comprobación. Igualmente, la herramienta de Reparaciones ayudó a los técnicos responsables a realizar la mitad de las reparaciones después de solo un día.
Los empleados responsables fueron informados de acciones como la instalación de antenas WiFi o el uso de salas de conferencia con el uso de la herramienta de Noticias.
Con el fin de mejorar constantemente su propio servicio, el Sercotel Hotel Pintor El Greco decidió utilizar también la herramienta Ideas. En muy poco, los empleados crearon 70 entradas donde aportaron sus propias ideas y sugerencias relacionadas, por ejemplo, con mejoras en la oferta del desayuno, creación de equipos y otros procedimientos del negocio hotelero.
“Es un sistema de comunicación perfecto entre todos los departamentos del hotel. Su manejo es muy sencillo y facilita mucho el trabajo diario», afirma Aránzazu Alonso, directora del Sercotel Hotel Pintor el Greco.
Meses después de su implementación, el equipo del Sercotel Pintor el Greco sigue descubriendo los beneficios de la digitalización de sus procesos internos y fomentando el trabajo en equipo.
¡La comunicación interna importa!
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Imágenes cedidas: hotelkit GmbH, Sercotel Hotel Pintor el Greco
