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La tendencia en los departamentos de compras hoteleros a la hora de gestionar el mobiliario, los accesorios y el equipo, englobado en los acrónimos FF&E (mobiliario, accesorios y equipamiento) y OS&E (equipos y suministros operativos) pasa por no subestimar estos elementos y saber medir su vida útil, su depreciación y anticiparse a la demanda para planificar y negociar con los proveedores de manera rentable.
Esta actividad representa del 12% al 16% de la inversión financiera total al inicio de la explotación del negocio hotelero, según la publicación digital Investopedia.
Sin embargo, la forma de negociar con los suministradores ha cambiado y la métrica prioritaria ya no son las cifras, sino intangibles como la diferenciación, la sostenibilidad, la innovación y la calidad, unos atributos que armonicen con la filosofía de la marca.
La bonanza económica y la alegría del sector en los últimos años han modificado la consideración de las compras, que se definen como inversión más que como gasto.
Centralización de la demanda
En Hostelco han entrevistado a cadenas hoteleras punteras, establecimientos con menos de 50 habitaciones, consultoras y proveedores para trazar el camino que marcará la tendencia a medio y largo plazo en los departamentos de gestión de compras.
La cadena Room Mate Hotels (22 hoteles en 12 ciudades con más de 1.700 habitaciones) mejora el control de costos a través de la centralización de la demanda.
«Lo que no es medible no se puede mejorar». Con este principio Room Mate Hotels ha apostado por la tecnología alemana SAP MM (sistema para la gestión de materiales) como herramienta de compras con unos resultados satisfactorios. Este software, que pertenece al primer proveedor de aplicaciones empresariales del mundo, provee de soluciones escalables. Tiene 12 millones de usuarios y más de 1.500 socios.
Pero antes de la negociación con el proveedor se requiere de una planificación que debe coincidir con el proceso presupuestario del hotel, que se realiza en el caso de la empresa de Kike Sarasola, en el último trimestre del año anterior. «Intentamos optimizar las compras mediante una buena planificación. Esto nos permite manejar grandes volúmenes y aumentar la capacidad de negociación«, nos cuenta su responsable de compras. La anticipación como herramienta de optimización de tiempos, procesos y costes es clave para el éxito del proceso.
La relación con el proveedor más como partner que como elemento externo es primordial para encontrar soluciones y un óptimo soporte. «Buscamos innovar y avanzar de la mano de ellos, ya que valoramos la maestría de cada uno en su campo. Igual que la fidelización de los clientes es importante para nosotros, lo es también la de nuestros proveedores».
En cuanto al tipo de perfil profesional que ocupará estas áreas en el futuro, Room Mate Hotels aboga por «los que cuenten no sólo con habilidades de negociación y gran conocimiento de las categorías implicadas, sino que cada vez importan más las aptitudes matemáticas y analíticas. A medida que la tecnología se convierte en el eje central de los procesos de compras, las competencias de interpretación de los datos representan un must para estos departamentos».
Desde Suitech, empresa especializada en tecnología y software para hoteles, destacan el abaratamiento de las aplicaciones gestoras de compras que ya se ofrecen en régimen de pago por uso y centralizado en la nube, lo que permite plataformas integradas y funcionales desde cualquier lugar y dispositivo.
Características de un programa eficiente de compras
Estas son las características que debe reunir un eficiente programa de compras, según Suitech:
- Interfaz sencilla y trasparente de recepción de mercaderías
- Comunicación de almacén con PMS.
- Comunicación del PMS con TPV.
- Integración de ventas con almacén.
- Trazabilidad del ingreso-gasto del producto.
- Tratamiento de lotes y caducidad.
- Catálogo de productos por establecimiento.
- Integración contable del inventario, tanto facturado como no facturado.
- Control de deuda de proveedores.
- Control de inventarios por almacenes.
Y las tendencias que se perfilan a medio plazo son:
- Inteligencia artificial desde la que podemos llegar a predecir la demanda de consumos (qué y quiénes han consumido para evaluar la tipología de clientes) para integrar el marketing de comportamiento como herramienta.
- Internet de las cosas a nivel de suministros energéticos.
- Plataforma de negociación y subastas en tiempo real.
- Previsión de la demanda segmentada.
- Integración entre fabricantes y distribuidores.
Cuando la empresa no se puede permitir un departamento de compras analítico ni un software que se avance a las necesidades se recurre a la «lista de deseos» con las recomendaciones y sugerencias de los clientes recogidas a lo largo del año anterior o las iniciativas de nuevas estrategias pensadas por la dirección. Una vez cuantificada la lista se somete al estricto control del gasto para analizar su viabilidad.
Este tipo de hoteles elaboran la planificación en enero, «el peor mes del año para un destino tan estacional como es Asturias», y así se contiene una posible imprudente euforia a la hora de planificar las compras: algo así como evitar ir al supermercado con el estómago vacío.
La baza de hoteles más modestos como el San Miguel de Gijón, con 43 habitaciones, es apoyarse en asociaciones profesionales como la Asociación de Hoteleros de Asturias (OTEA) cuya lista de proveedores y precios neutraliza el coste en tiempo que supone para un hotel familiar el proceso de búsqueda de estos suministradores.
Fidelización con los proveedores
La fidelización con los proveedores es el ingrediente para la consecución de la competitividad en el que insiste la empresa suministradora Equipa tu hotel «no sólo en los componentes de producción en serie sino, y sobre todo, en los elementos a medida que precisan de industriales especializados porque no es lo mismo una carpintería para equipar 200 habitaciones que un ebanista capaz de hacer los elementos de mobiliario de un hotel boutique». Es imprescindible, por tanto, disponer de colaboradores expertos en escalas de producción.
La planificación desde el punto de vista de los suministradores tiene varias partes:
- Las compras de mobiliario y elementos de decoración, los elementos a medida, etc.
- Las entregas, que deben coordinarse con el equipo de montadores.
- El montaje propiamente dicho.
Para todo ello se deben considerar factores como la accesibilidad o la capacidad de almacenaje para determinar el equipo necesario y cumplir los plazos acordados que requerirá de trabajadores capaces de dar respuesta en un corto plazo de tiempo.
FF&E vs. OS&E
Quantum css , perteneciente desde 1997 al departamento de compras de Hoteles Catalonia y refundada en 2013 con una nueva visión orientada al control global de costes, se enfoca en la detección de anomalías y desviaciones en la estructura de gastos de los hoteles asociados, más de 700, para mejorar las partidas.
Esta empresa incide en la diferencia entre FF&E y OS&E a la hora de afrontar la negociación: «muchas de las referencias incluidas en OS&E son repetitivas; hablamos de minibares, cajas fuertes, colchones, televisores, equipamientos de baño, etc. Normalmente, estos materiales están homologados por lo que existe un precio establecido con el proveedor; la compra, salvo en las fases de selección y negociación, es de pura reposición. Durante la fase de negociación de estos artículos hay una serie de características técnicas (medidas, consumos, composiciones, etc.) que permiten acabar comparando productos más o menos equivalentes. Por el contrario, en FF&E suelen ser compras puntuales, no repetitivas, y al intervenir más componentes de diseño y técnicas, le aportan un añadido de subjetividad a la negociación y hacen más difícil una decisión puramente objetiva. Por eso OS&E suele ser una competencia clara de un departamento de compras mientras que FF&E muchas veces se escapa del área».
Tal vez, por ello, la tendencia es crear una sección de FF&E con autonomía, aunque alineado y que trabaje en conjunto con el de compras.
La tendencia en cuanto a los perfiles profesionales y la metodología de trabajo, según Quantum es una combinación entre compradores técnicos y departamentos de diseño, para poder aunar dos visiones que a veces no van tan en paralelo como sería conveniente.
Los diseños corporativos clonados que marcaron la preferencia décadas atrás han sido desbancados por la dotación de elementos que impregnen de identidad, diferenciación y personalidad los establecimientos hoteleros.
En tejidos, la tematización
Desde una de las compañías más potentes en suministro de textiles para hotelería, Resuinsa, nos avanzan que la tendencia que demandan los hoteles en tejidos es la tematización. Por ello, han creado el servicio servicio Atelier by Carmela Martí, compuesto por un grupo de diseñadores que atienden las necesidades de identidad del establecimiento en aras de la diferenciación a través de sus productos textiles sin dejar de lado las características que más se buscan: sostenibilidad, resistencia ante los intensivos procesos de lavado industrial, materiales libres de sustancias químicas perjudiciales para la salud y telas ignífugas.
La asignatura pendiente es la consecución de modelos de compras sostenibles sin el sobrecoste implícito que, hasta el momento, envuelve este concepto.
