Tal y como contamos en el último Desayuno TecnoHotel existen muchas áreas del sector hotelero donde cabe la automatización a través de software y que aporta grandes ventajas a los hoteles.
Una de esas áreas es la administrativa. El departamento de cuentas recibe cientos de facturas mensuales, si no miles, de proveedores, huéspedes, empleados… Toda esta información la maneja un equipo financiero que lleva un trabajo altamente repetitivo y basado en reglas básicas. Gran parte de ese trabajo ya se puede automatizar gracias a software del tipo Robotic Process Automation (RPA).
Se entiende por RPA a toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada interación. Y aunque el concepto como tal sea relativamente nuevo, las acciones que esconde se están trabajando desde hace décadas, principalmente en cadenas de montaje.
En Deloitte profundizan en el funcionamiento de este tipo de software, tan útiles para sectores como el hotelero. «Es un software rápido, no invasivo y con un retorno de la inversión inferior al año. Responde a las expectativas que hay en torno a él. Es una gran alternativa para reducir o eliminar carga de trabajo de las personas en procesos voluminosos de back-office (procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente, etc.) y se integra -de manera poco invasiva con los entornos IT de las empresas- con prácticamente cualquier aplicación existente en un proceso».
La aplicación o robot del software de RPA funciona en la interfaz de usuario de forma similar a como trabajamos las personas: mueven el ratón, utilizan el teclado, buscan en el monitor…
Después de ser educado para entender cualquier proceso específico, el software puede ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas, trabajar con datos, iniciar acciones de respuesta y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario.
Aun así, es importante tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo.
Los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos.
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