Como todos sabemos, pequeños gestos llevados a cabo de forma colectiva pueden desembocar en grandes beneficios para el medio ambiente. Si esto es cierto a nivel particular, no lo es menos a nivel empresarial.
En muchas empresas o negocios aún se siguen perpetuando determinados actividades y protocolos que se basan en el papel de forma innecesaria, ya que es posible a día de hoy tratar y almacenar toda esa información a través de nuestros ordenadores. Aquí os proponemos algunos consejos para reducir el consumo de papel en vuestros hoteles.
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Tradicionalmente, las reservas se venían registrando en grandes agendas, que servían tanto para cuadrar las habitaciones como para hacer inventario de clientes y de facturación. Aunque en casi todos se ha introducido el ordenador como herramienta de administración, no es raro encontrar recepciones que siguen combinando tanto la reserva por escrito como por ordenador. Además de ser un consumo de papel innecesario, el registro de información en dos sitios diferentes supone inevitablemente incoherencias que pueden llevar a una gestión ineficiente.
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La confirmación de los procesos de check in y check out se suele justificar mediante una hoja con la copia de la reserva y copia del pago. Sin embargo, no se necesita forzosamente que se imprima una hoja que lo confirme por escrito. Estos procesos pueden completarse a través de envío de emails de confirmación a las cuentas de correo del cliente.
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Cambiar el fax tradicional por un servicio de fax virtual. Muchas de las reservas se siguen recibiendo a través del fax. Y es que, aunque parezca increíble, en la actualidad existen en España aproximadamente dos millones de líneas de fax en activo. Centrándonos sólo en el papel que consumen y dejando a parte otros elementos que suponen un sobre coste en el fax como por ejemplo el tóner, la utilización del fax genera un gasto de papel que, quizás sea despreciable a nivel particular pero que multiplicado por dos millones de fax activos es altamente sensible y considerable par aun hotel que gestiona muchas reservas. Por poner un ejemplo del ahorro que se puede llegar a lograr, un proveedor de servicio de fax por internet, puede llegar a evitar que se consuman más de 100.000 Kg en papel a lo largo de un año.
En definitiva, no son más que pequeños cambios que, además de permitirnos contar con herramientas más sofisticadas y eficientes para nuestro día a día, consiguen un desempeño de nuestra empresa mucho más sostenible. Y es que los pequeños cambios, pueden ofrecernos grandes ganancias.
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