No descubrimos nada nuevo al afirmar que la coyuntura económica en la que estamos inmersos nos obliga a encontrar soluciones imaginativas en nuestra gestión de los recursos. Se nos pide hacer más, manteniendo nuestro nivel de calidad y compromiso con lo que hacemos y, al mismo tiempo, reduciendo nuestros gastos.
¿Cómo es posible aunarlo todo?
Desde luego, cada modelo de negocio es un mundo. Nadie está en disposición de poder establecer un camino único y válido para todas las empresas. Pero, lo realmente curioso, es que la mayor fuente de nuestro potencial ahorro reside en aquellas cosas que son circunstanciales en nuestro negocio; cosas como, por ejemplo, la telefonía.
El mundo de las telecomunicaciones ha sido concebido por muchos usuarios –con razón- como uno de los mayores focos de gasto. Además, el usuario siempre permanece con la sensación de estar pagando de más con respecto a los servicios que está recibiendo.
Por eso es muy importante saber qué es lo que necesitamos para nuestro negocio. ¿Recibimos muchas llamadas? ¿Sólo las recibe una única persona, o son varias? ¿Necesitamos un Adsl potente en nuestra empresa? En razón de las respuestas que demos a estas preguntas, las decisiones que tomaremos se inclinarán en un sentido u otro. Y es que son muchas las empresas que contratan servicios que no van a usar o que no se ajustan a sus verdaderas necesidades. ¿De qué me sirve tener una conexión potentísima si apenas tengo minutos para llamar, si el perfil de mi negocio es comercial?
Pongamos el caso de los hoteles. Habitualmente hay una persona que recepciona las llamadas y que se encarga de gestionarlas. A determinadas horas del días, es importante poder contar con herramientas suficientes como para no perder llamadas, ya que esto sería equivalente a perder reservas y, en consecuencia, clientes. Cuando el cliente llama, lo lógico es que se le deje un tiempo en una cola de espera con música pero, si por cuestión de disponibilidad del recepcionista, no puede ser finalmente atendido, será imprescindible que se le ofrezca al llamante la posibilidad de dejar un mensaje de voz., que el recepcionista atenderá tan pronto como pueda.
Igualmente, es necesario que existan locuciones que guíen al llamante, a lo largo de la llamada, con la posibilidad de que se reproduzcan dichas locuciones en varios idiomas. Se trata, en definitiva, de orquestar un sistema de gestión de llamadas a través de una centralita telefónica, que sea lo más cómodo e intuitivo para el llamante y que, por toro lado, sea muy económico para el hotel.
Otra herramienta que parece antojarse como esencial para los hoteles es la del fax. Grandes portales de reserva como booking siguen proponiendo el fax como medio de reservas. En vista de este panorama, el hotel debería buscar soluciones económicas para encontrar lugar al fax. Es decir, a día de hoy, no es necesario hacerse con una máquina de fax, sino parece ser preferible recurrir a sistemas como el de fax por internet, que permite el envío y recepción de faxes a través de direcciones de correo electrónico.
Como todas las decisiones que se toman en los negocios, estaremos más cerca del éxito si tenemos claro qué tipo de empresa tenemos, adónde queremos ir y qué necesitamos para llevarlo a cabo.
Imagen Comunicaciones vía Shutterstock.
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Ana López es directora de marketing en las empresas fonvirtual y faxvirtual desde hace más de 5 años. Trabaja ofreciendo consultoría en telecomunicaciones y servicios de valor añadido a empresas de diferentes perfiles.
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