Amadeus, proveedor de tecnología de referencia para el sector del viaje en nuestro país ha realizado en colaboración con la consultora Hermes Management Consulting el estudio Corporate Travel Management in Western Europe: Opportunities and challenges (Gestión de viajes corporativos en Europa occidental: oportunidades y retos), que desvela cómo las empresas podrían reducir los gastos directos e indirectos atribuibles a los viajes corporativos y el tiempo asociado a su gestión, además de identificar las principales oportunidades de ahorro.
La inversión en viajes corporativos
Según datos del sector, en 2011, los viajes de negocios supusieron en Europa Occidental casi 200.000 millones de euros. Un 70% de esta inversión se concentró en Alemania, Inglaterra, Francia, Italia y España. En la mayoría de estos países, el tráfico doméstico acapara más del 60% del presupuesto en viajes corporativos. En concreto, España destinó 14.800 millones de euros a viajes de negocios en 2011 de los cuales 11,2 millones de euros (el 77%) se destinaron a viajes dentro de España mientras que el 23% –3,6 millones de euros– se empleó en viajes internacionales (la cifra más baja en comparación con el resto de países incluidios en el estudio).
Principales costes de un viaje de negocios
Según el estudio, el 80% de los gastos relacionados con los viajes los generan nada más que el 16% de los ejecutivos. De los gastos directos –principalmente traslados y alojamiento–, un promedio del 70% se corresponde con los billetes de avión (un 18% de los cuales se realiza en aerolíneas low cost), un 23% se emplea en hoteles y el 2% en concepto de service fee a la agencia; el 7% restante se atribuye a otros proveedores (taxis, tren, alquiler de coches, etc.) y operaciones relacionadas. En cuanto a los gastos indirectos (ver gráfico), el 82% de los gastos provienen de las tareas rutinarias que conlleva la reserva de un viaje, la gestión de las facturas, el seguimiento de los gastos o la elaboración de informes.
Principales retos de los ‘travel managers’ y de los departamentos de gestión de viajes
El estudio refleja que las prioridades y necesidades tanto de los travel managers como de los departamentos de gestión de viajes han cambiado radicalmente, y con ellos el papel de la agencias de viajes especializadas en business travel.
La mayoría de los profesionales consultados resaltan como sus principales carencias en la gestión de viajes, la ausencia de herramientas para el análisis de la información y la dificultad para determinar y/o implantar una política de viajes entre los empleados de la empresa.
En la actualidad, la “habilidad para cumplir con el presupuesto destinado por la empresa para el gasto en viajes” aparece como el principal desafío para los travel managers, por detrás de “la capacidad de negociación con los proveedores” (la obtención de las mejoras tarifas sigue siendo, como es lógico, un factor importante, pero ha dejado de ser la principal fuente de ahorro en materia de viajes corporativos).
En todo caso, la necesidad de incrementar el ahorro (antes, durante y después del viaje) y lograr una mayor eficiencia en la estructura de costes implica, además de negociar con los proveedores, elegir las tarifas más baratas, emplear métodos de control de las facturas y adoptar herramientas de autorreservaonline, que hacen posible el seguimiento y cumplimiento de la política de viajes de la compañía.
En concreto, el uso de herramientas de autorreserva permite, entre otras ventajas: reducir el promedio del service fee por transacción (ya que es más barato efectuar la reserva de manera online que offline); favorecer el control de los gastos y su integración con las herramientas de monitorización; facilitar la negociación con los proveedores (ya que la herramienta de autorreserva aglutina gran cantidad de información procedente de varias fuentes); reducir la carga administrativa relativa a la gestión y consolidación de facturas; mejorar la seguridad y protección de los empleados (ya que permite su rápida localización) o suministrar información actualizada sobre el perfil de los viajeros al departamento de RR HH.
Recomendaciones para los ‘travel managers’
El estudio recoge una serie de recomendaciones para los travel managers, encaminadas, fundamentalmente, a reducir los costes del viaje y a indentificar las oportunidades de ahorro:
- Conformidad y cumplimiento de la política de viajes de la empresa. Es crucial establecer y comunicar debidamente a los empleados la política de viajes (normas para viajar en primera clase, procesos de aprobación previos a la realización de la reserva, etc.). Las empresas con un programa de viajes más estricto pueden ahorrar por término medio un 23% más que las más permisivas. Ello se debe a que, al configurar las herramientas de autorreserva de acuerdo con la política corporativa, es más fácil asegurar que no se realicen reservas fuera de los criterios establecidos.
- Gestión de acuerdos a largo plazo entre las empresas y los proveedores de viajes. La caída de los márgenes de los proveedores ha repercutido en los acuerdos y los descuentos en las tarifas negociadas (en el caso de los billetes aéreos, los descuentos han pasado, por término medio, del 8-10% a tan solo el 2-5%) y en consecuencia, se ha visto mermada la capacidad de negociación de los travel managers. Por eso es cada vez más importante negociar con un gran número de proveedores, en lugar de solo con uno o con dos, y en partidas más voluminosas. De esta manera se pueden alcanzar descuentos del alrededor del 16% en el caso de hoteles (siendo esta partida la segunda que más gastos directos supone para la empresa –alrededor del 21% del total–, solo por detrás de los billetes aéreos).
- Planificación del viaje y ejecución de la reserva por parte de los empleados u organizadores del viaje. La mayoría de las empresas fomentan el uso de herramientas de autorreserva online para viajes de ida y vuelta dentro de Europa, en otras, es de obligado cumplimiento. Dependiendo del lugar de destino, el uso de herramientas de autorreserva es mayor o menor: suele ser del 64% en el caso de viajes dentro de Europa, del 27% en los viajes de larga distancia, y baja al 7% a la hora de reservar viajes de larga distancia y multidestino. El estudio recomienda incentivar las reservas anticipadas para evitar la volatilidad de las tarifas, implementar sistemas que permitan integrar las reservas realizadas realizadas on y offline, e introducir en la herramienta de autorreserva, la mayor cantidad posible de proveedores (destacando en especial los trenes).
- Gestión de las reclamaciones de gastos y facturas. La obligatoriedad en el uso de herramientas de autorreserva entre los empleados puede llegar a suponer un ahorro adicional de entre el 5-8% de los costes totales de la empresa en viajes. La gestión de las peticiones de los viajeros y la tramitación de sus gastos suele requerir mucho tiempo, y llega a suponer el 46% de los gastos indirectos. En este sentido, el estudio incide en la importancia de usar tarjetas de crédito corporativas –que ayudarían al viajero y reducirían el tiempo empleado en reportar los gastos (recopilar y escanear recibos, etc.), en las ventajas de las herramientas de autorreserva vinculadas al registro de gastos. En el caso de cancelaciones o modificaciones de billetes, el estudio recomienda derivar las operaciones a la agencia de viajes, dado que es la experta en la gestión de estas tareas, habitualmente complejas. El estudio también apunta la importancia de incorporar la tecnología móvil, ya que el viajero tendrá más flexibilidad para tramitar las aprobaciones de su viaje, realizar reservas y consultas e incluso recibir alertas, en un canal bidireccional con el travel manager.
- Centralización de los gastos y facturas de los empleados. El estudio recomienda a las empresas la integración de los sistemas informáticos que concilien reservas, facturas y demás información que se genere a lo largo del viaje. Es prioritario que, al igual que ocurre con otros sistemas internos, los sistemas de gestión del viaje estén integrados con las herramientas de los departamentos financieros.
- Medición y elaboración de informes. Para el travel manager es fundamental que los datos procedentes de diversas fuentes (agencia de viajes de business, tarjetas de crédito corporativas, herramientas de autorreserva, proveedores o informes de gastos de los empleados…) estén unificados. Esto le permite llegar a conclusiones fundamentadas y tomar decisiones encaminadas a la satisfacción de las necesidades de la empresa y los viajeros. El estudio recomienda en este sentido, el uso de las herramientas de autorreserva, ya que facilitan el seguimiento y control del viajero y sus gastos de forma constante. Los travel managersotorgan mucho valor a las herramientas de análisis de la información, porque ayudan a anticiparse a dichas necesidades y los datos que proporcionan resultan imprescindibles de cara a las futuras negociaciones con proveedores.
Íñigo García-Aranda, director de marketing de Amadeus España señala: “En todas las oportunidades de ahorro que encuentra el travel manager, la herramienta de autorreserva cumple un papel decisivo. No solo es el medio por excelencia para una eficiente planificación y ejecución de la reserva, sino que refuerza el cumplimiento de la política de viajes de la compañía, ayuda a controlar y gestionar los acuerdos con los proveedores preferentes y facilita informes que permiten al gestor de viajes hacer el seguimiento de los objetivos propuestos. Además, al centralizar toda la información relativa a los viajes de la compañía, facilita y agiliza los procesos de facturación, y es lo suficientemente abierta y flexible como para integrarse con los sistemas de gestión de gastos de compañía”.
El estudio completo se puede descargar aquí.
