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TecnoHotel | Lunes 11 de Diciembre, 2017

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5 Consejos para manejar diferencias horarias drásticas

5 Consejos para manejar diferencias horarias drásticas
Jake Anderson

Ya es lo suficientemente difícil organizar una reunión cuando todos están en el mismo edificio. Cuando además tienes que traer personas del otro lado de la ciudad, o incluso del otro lado del hemisferio se torna un poco complicado e intimidante. Sin embargo, la videoconferencia es una de las mejores maneras de reunir a los equipos de trabajo y promover la colaboración. Hay algunos asuntos que simplemente no pueden ser tratados por correo electrónico, audioconferencias o por mensajes de texto. Sigue estos cinco consejos para ayudar a que tus equipos que se encuentran en diversas geografías puedan trabajar como si fueran uno.

Zona horaria

El típico día de trabajo alrededor del mundo es de ocho horas, a menudo extendido entre las 8 AM y las 5 PM. Cuando estás teniendo una videoconferencia entre Brisbane y Perth, puede ser un poco complicado lidiar con las diferencias horarias y las agendas individuales. Cuando agregas otros países como Singapur o Malasia, Los Ángeles en los Estados Unidos, Kerala en India, y Dubai en los Emiratos Árabes Unidos, las cosas se pueden complicar aún más. Veamos cómo gerentes y líderes de equipo pueden programar sus reuniones sin tener que despertar a nadie a la una de la madrugada.

  • Prepárate para ser flexible. La Harvard Business Reviews sugiere que las reuniones sean rotadas de tal manera que un miembro tenga una reunión temprano en la mañana, una al mediodía, una en la noche, y que se programe para que falte a una que transcurra en el medio de la noche de su zona horaria. No se debe esperar que ningún miembro asista una reunión que esté programada entre las 10 PM y las 7 AM de su hora local. Los miembros del equipo que falten a la reunión que ocurrió durante su noche local deben ser actualizados con los resultados el siguiente día.
  • Las reuniones no son solo desde la oficina. Un proyecto de investigación de Microsoft notó que un equipo exitoso alternaba las horas de las reuniones para que los miembros pudieran participar desde sus casas o desde la oficina en semanas alternas. Cuando se utiliza una herramienta de videoconferencia completamente funcional, basada en la nube como Bluejeans, los miembros del equipo pueden conectarse desde salas de conferencia, con sus computadores de oficina, con sus tabletas desde su hogar, o incluso desde sus teléfonos inteligentes. Por ejemplo, usar la videoconferencia Bluejeans para conectar con clientes es fácil cuando no tienes que lidiar con listas de compatibilidades de dispositivos, o hacer que el departamento de informática completo configure la videoconferencia para ti.
  • Sé sensible con las diferencias culturales y las necesidades individuales. Una madre soltera con niños pequeños en Brisbane tendrá un calendario extremadamente distinto al de un hombre de mediana edad en Delhi. Aunque el tiempo cara a cara es valioso en las videoconferencias, estar al tanto de las diferencias culturales es necesario para tener una reunión exitosa en la cual todos estén en la misma página. Tanto como sea posible, intenta adaptarte al día cotidiano de cada uno en vez de causar una interrupción en su flujo de trabajo y en sus vidas personales.
  • Mantente actualizado con las herramientas más recientes. Las herramientas de colaboración son las mejores amigas de tu equipo de trabajo y la Revista Inc. te recuerda que es importante utilizarlas. Asegúrate de que tu equipo tenga acceso a herramientas de colaboración como Evernote, LiveMinutes Dropbox, Spark, y otras aplicaciones que facilitan el compartir archivos entre plataformas y dispositivos. Busca constantemente herramientas para hacer el trabajo más fácil, más rápido y mejor. No descartes ninguna aplicación que le guste a tu equipo de trabajo, en vez de eso intenta incorporarlas a la mezcla. Techcrunch y Lifehacker son grandes fuentes de recursos para escoger la próxima herramienta de colaboración de moda.
  • Asegúrate de que todos estén presentes en la conferencia. Se deben tomar en cuenta algunas consideraciones sobre el ancho de banda. Hay veces en las cuales una opaca conexión DSL y una conexión 4G que se cae constantemente simplemente no alcanzarán lo suficiente para completar una oración. Entonces tendrás que hacer uso de otros métodos de comunicación, tales como una teleconferencia o incluso una conversación de texto. No olvides que esos momentos fuera cámara también tienen su protagonismo. Muchas veces es fácil para los asistentes distraerse o desconcentrarse, así que establece recordatorios en la agenda para darle a cada miembro una cuota justa del tiempo de la reunión.

El último consejo puede parecer un poco contra-intuitivo considerando que estamos hablando del tema de las videoconferencias. Sin embargo, como líder del equipo debes saber cuándo desembolsar dinero para pasajes aéreos y hoteles. Hay veces en las que solo sirven las reuniones presenciales, con todos reuniéndose en la misma ubicación. Al igual que con las videoconferencias, siempre es bueno mantener esas reuniones consistentemente adaptadas y convenientes para aquellos que deben viajar. 

Implementar estos consejos te ayudará a incrementar no solo la colaboración, sino también la moral del equipo. Así como las reuniones son valiosas, también pueden ser fuente de estrés cuando interrumpen el flujo diario de trabajo, o interfieren con obligaciones familiares o personales. Construyendo un ambiente de trabajo más flexible e inclusivo, lograrás que las personas estén más felices y comprometidas, y se sientan creativos y apasionados por su trabajo.

Imágenes: Shutterstock

Jake Anderson

Jake Anderson

Marcado por por Star Trek de niño, Jake Anderson ha sido implacable en su búsqueda para cubrir las grandes innovaciones tecnológicas que darán forma al futuro. Un autoproclamado friki los gadgets.

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