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TecnoHotel | Domingo 17 de Diciembre, 2017

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Tendencias 2015: ¿Un futuro sin papel?

Tendencias 2015: ¿Un futuro sin papel?
Mariona Campmany, Icar Vision

¿Te suena la tendencia paperless? Se trata de la eliminación del papel, en favor de la digitalización de todos los documentos. Es aplicable a todos los sectores y a todo tipo de documentos, y aunque es una tendencia que ya lleva un par de años promoviéndose, se espera que este año sea el punto de inflexión.

¿Estamos preparados para el cambio?

Como todo cambio, es un proceso lento, pero hay numerosos sectores que ya están cambiando sus procesos. Hay muchas empresas que ya ofrecen sus facturas digitales, en vez de enviarlas en papel.

Esta opción es más cómoda para muchos usuarios, porque evita la acumulación de correo en papel y la pérdida de facturas, ya que las tiene siempre accesibles desde el correo electrónico. Aun así, muchas personas son resistentes a este cambio, aunque cada vez menos.

Como empresa, ¿qué beneficios me aporta?

El cambio hacia el paperless tiene muchas ventajas, tanto en coste como en optimización de procesos y eficiencia. Lo principal es que te va a permitir ahorrar en:

1) Papel. Aunque parezca una tontería, si te paras a pensar, ¿cuánto dinero gasta tu empresa anualmente en papel?

2) Proveedores de impresión. Al no tener que imprimir continuamente, ya no tendrás que solicitar sus servicios. Lo poco que tengas que imprimir, lo podrás hacer en tu propio despacho.

3) Consumibles como las grapas, los sellos, los tóners… ¡Olvídate de tener que bajar a la tienda porque se te han acabado!

4) Tiempo. Por un lado, porque ya no tendrás que dedicar tiempo a imprimir, etiquetar y archivar documentos. Y, por otro, al tenerlo todo subido a un servicio de almacenamiento online (nube), dispondrás de un buscador que con solo poner el nombre del documento que necesitas te lo mostrará.

5) Espacio físico. Deja de dedicar habitaciones enteras de tu empresa para almacenar todos los documentos en carpetas.

¿Qué valor añadido me permite ofrecer a mis clientes?

Al eliminar el papel y ofrecerlo todo en formato digital a tus clientes, les brindas:

1) Seguridad. Ya que sus documentos no solo los reciben en papel, y siempre podrán recuperarlos en caso de extravío.

2) Comodidad. Por no tener que almacenar papeles y más papeles. En caso de necesitar copias solo será necesario darle a imprimir.

3) Ofertas. Al evitarte los costes de impresión, podrás ofrecer tus servicios con un mayor margen de precio.

Si nos paramos a analizar todo lo que ganamos con el cambio hacia el paperless, quizás nos demos cuenta de que ya lo tendríamos que haber hecho. Una tendencia a tener en cuenta en nuestros propósitos para este año.

Mariona Campmany, Icar Vision

Mariona Campmany, Icar Vision

Marketing Manager de Icar Vision, empresa dedicada a la prevención del fraude de identidad y gestión documental.

http://www.icarvision.com/fraud-proof/

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