Cuando oímos hablar de ‘robots’ lo habitual es que nos venga a la mente la imagen de una máquina con apariencia humana capaz de moverse, de manipular objetos, reaccionar a los estímulos del entorno y mostrar un comportamiento inteligente, es decir, una máquina que imita el comportamiento del ser humano.
Y cuando nos hablan de ‘robotización’ de tareas y procesos, de su automatización por medio de robots, nos invade un sentimiento negativo que asociamos al riesgo de sustituir a las personas por máquinas, la omisión del trato humano e incluso la pérdida de puestos de trabajo. Sin embargo, este sentimiento puede no corresponderse con la realidad.
Existe una faceta muy diferente de la automatización o robotización de tareas que establece en el toque humano su característica distintiva. Se trata del enfoque que ha adoptado el equipo de Jidoka, una novedosa plataforma creada por Novayre, empresa de tecnología especializada en el sector turístico, que ha desarrollado diferentes herramientas, como bitRevenue, plataforma de vigilancia competitiva para el Revenue Management hotelero y SocialCEP, herramienta para detectar gustos y preferencias del cliente antes de que su llegada al hotel.
Víctor Ayllón, director gerente de la empresa, nos presenta la herramienta y sus posibles aplicaciones en el sector hotelero.
¿Qué es Jidoka?
Jidoka es una plataforma que permite construir y poner en marcha robots software. Su nombre deriva del término japonés que en la metodología lean manufacturing significa ‘automatización con un toque humano’. Los robots Jidoka son programas que imitan el comportamiento humano utilizando cualquier aplicación tal y como lo haría una persona.
Pero, ¿qué es un robot software y en qué se diferencia de un robot convencional?
La diferencia principal es que, un robot convencional, es un elemento físico, que podemos ver y tocar. Un robot Jidoka en cambio, es un programa que controla otros programas reproduciendo las acciones que realiza el propio usuario. Por poner un ejemplo, un robot software puede abrir un navegador, ir a la página de nuestro banco, introducir las credenciales de acceso, obtener la relación de movimientos y guardarla en un fichero. Todo esto sin la necesidad de integración con la plataforma o base de datos del banco. Por lo que cualquier usuario podría tener acceso a esta funcionalidad. Novayre ha desarrollado y está explotando este tipo de tecnología en distintos sectores como el energético o financiero, teniendo también múltiples aplicaciones en el sector turístico.
¿Qué tareas se pueden «robotizar»?
En general, las tareas asociadas al backoffice de las empresas son las primeras candidatas para la robotización del servicio, pero no son las únicas. Existen infinidad de tareas repetitivas, que implican la extracción de datos de una o varias fuentes, el traspaso de información de una aplicación a otra o incluso la toma de decisiones basadas en reglas, que son susceptibles de ser automatizadas, con el importante ahorro de costes que esto conlleva para las empresas.
¿Y cuáles son las principales aplicaciones de los robots Jidoka en los hoteles?
Una de las aplicaciones prácticas más importantes de los robots Jidoka en el sector hotelero es la generación de cuadros de mando que apoyan la gestión empresarial. Los hoteles se enfrentan al reto de recoger y explotar diariamente la gran cantidad de datos que generan sus operaciones. Estos datos son los que apoyan las decisiones estratégicas de las compañías y todas las empresas deberían tener un buen sistema que facilite su recopilación. Esto no siempre es posible, por lo que se dedica mucho tiempo a buscar los datos en las diferentes aplicaciones – PMS, ERP, CRM, los informes internos, etc. – para organizar esta información y presentarla en un cuadro de mando manejable e interpretable para que pueda ser utilizada por los responsables de la empresa. Este tedioso y repetitivo trabajo de recopilación y organización de los datos es precisamente el que se puede automatizar fácilmente con Jidoka.
¿Algún ejemplo de aplicación de cuadros de mando en los hoteles?
Hay muchos, aunque una de las principales aplicaciones de los robots Jidoka es la confección de cuadros de mando para el Revenue Management de los hoteles. Habitualmente los Revenue Managers dedican parte de su tiempo a recopilar datos y volcarlos en hojas de cálculos, normalmente con periodicidad semanal. El problema es que cada vez hay más fuentes y variedad de datos. Pensemos por ejemplo en toda la información que procede de los canales de venta, los movimientos de la competencia, la reputación online, etc. El proceso de recopilación se ha vuelto muy complejo y, lo que es peor, se tiende a analizar cada porción de datos con el riesgo de perder el foco del análisis, que no es otro que mantener el control de los indicadores clave para medir el éxito de la estrategia de Revenue.
Los robots Jidoka se pueden encargar de realizar este trabajo por nosotros. Pueden moverse por las diferentes aplicaciones que utiliza nuestra empresa, recopilar datos históricos y actuales sobre ocupación, producción y precios y calcular indicadores como el RevPar, tendencias de precios medios y su comparación con la competencia, o ir más allá, identificando patrones de reserva, analizando la rentabilidad de los canales o realizando previsiones a futuro. Y una vez registrados los datos, pueden ayudarnos a visualizarlos en el formato que prefiramos e incluso enviarlo diariamente por correo electrónico a dirección, en lugar de una vez a la semana como suele hacer el Revenue Manager de los hoteles.
¿Cómo funciona Jidoka?
Jidoka permite la construcción, ejecución y monitorización de robots admitiendo la posibilidad de ponerlos en marcha de forma periódica o cuando el usuario lo requiera. El sistema utiliza un enfoque ágil y no intrusivo, esto es, no modifica las aplicaciones o los sistemas existentes. Para poner a funcionar los robots Jidoka no es necesario alterar los programas, sino utilizarlos como lo haría una persona.
Los procesos a automatizar se suelen abordar de una forma iterativa e incremental, siendo aconsejable comenzar con los llamados “quick-wins”, procesos de negocio donde se puede obtener un mayor impacto con una menor inversión, para continuar de forma progresiva a otros procesos más complejos de la empresa.
¿Dónde estáis aplicando esta tecnología en el sector hotelero?
Llevamos años aplicando Jidoka en sectores intensivos en uso de software como son las compañías eléctricas y los bancos. Desde mediados de año estamos trabajando con diversas cadenas y hoteles independientes, entre las que se incluye la cadena HACE (Hoteles Andaluces con Encanto), el Grupo Hoteles Murillo o el Hotel Bécquer.
¿Los robots Jidoka sustituirán a las personas?
Los robots Jidoka sustituyen a las personas sólo en aquellas tareas para las cuales la intervención humana no aporta valor. Hay infinidad de tareas monótonas y poco motivadoras que los robots software pueden realizar mejor, más rápido y sin errores. De esta forma las personas pueden dedicarse a tareas más productivas y de mayor valor añadido, como son el análisis de datos y la toma de decisiones.
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