La optimización de reservas pasa por una visibilidad en tiempo real de la disponibilidad total del hotel en todos los canales de venta (teléfono, walk in, corporativo, en línea, etc.). Esta información se encuentra únicamente en el programa de gestión hotelera (PMS) del establecimiento. Sin embargo, la explosión de ventas online (cerca del 50% del total de reservas) hace que este objetivo resulte más difícil de conseguir sin las herramientas adecuadas
La totalidad del inventario del hotel se encuentra disponible en el programa de gestión hotelera. Los diferentes canales de venta del hotel –reservas por teléfono, por fax, walk in, reservas corporativas y las cada vez más numerosas reservas a través de internet– extraen la disponibilidad de dicho stock. Pero, en la actualidad, la distribución a través de Internet (página web del hotel, sitios de los distribuidores, GDS, etc.) supone más del 50% de las ventas. Por lo tanto, cada vez adquiere una mayor importancia en el volumen de negocios del hotel y se ha convertido en algo imprescindible.
Pero todo esto tiene su contrapartida, ya que la e-distribución es fuente de complejidad administrativa. En la práctica, las reservas online, en la mayoría de los casos, suelen introducirse manualmente en el programa de gestión hotelera.
Vea su disponibilidad en todos los canales a la vez
El programa de gestión hotelera se encarga de gestionar la disponibilidad del hotel. Tradicionalmente, cumple las misiones siguientes: planificación centralizada con fichas de clientes, empresas y agentes de viajes.
Herramienta de marketing directo (fidelización de clientes, promociones, etc…); gestión comercial (CRM hotelero); gestión de salones para seminarios y de la restauración; herramientas estadísticas y de generación de informes…
Para conseguir una visualización óptima de su oferta en todos los canales, los hoteles disponen, desde hace unos cuantos años, de la posibilidad de conectar su programa de gestión hotelera a un channel manager, cuya función es comercializar la oferta hotelera en todos los sitios de distribución en línea.
Aunque algunos programas han desarrollado una conectividad directa con uno o dos sitios de distribución como Booking.com o Expedia, siguen siendo una excepción y sólo son válidos para editores de talla internacional. Además, el problema sigue siendo el mismo, ya que, a pesar de todo, sigue siendo necesario introducir manualmente en el programa de gestión las reservas del resto de canales online.
Conectar su programa de gestión hotelera a un Channel Manager
Un channel manager es un agregrador centralizado que facilita la puesta a disposición para su venta de las ofertas hoteleras y una gestión comercial especializada en una gran cantidad de canales online. Los editores de channel manager, especializados en conectividad, ya que gestionan conexiones con todos los sitios de distribución, así como con los editores de programas de gestión hotelera para ofrecer a los hoteles una distribución de 360° totalmente automatizada.
Esta conectividad permite hacer llegar la disponibilidad a: el/los motor(es) de reservas del hotel; los sitios de distribución (Booking.com…); los canales GDS (Amadeus, Sabre…).
En lo que respecta al programa de gestión hotelera, esta conectividad con un channel manager permite ofrecer un servicio adicional a sus clientes aumentando así su apertura comercial.
Para que esta conectividad sea realmente eficaz, es necesario que sea «2 way xml» y no en scrapping, método que permite actualizar disponibilidad y tarifas a través de robots. Sin embargo, las reservas efectuadas no se repercuten.
La conectividad 2 way xml permite actualizar automáticamente las 24 horas del día, 7 días a la semana la disponibilidad cada vez que se recibe una reserva online. La gestión de disponibilidad se realiza desde el programa de gestión hotelera. Al difundir esto a través del channel manager, se evitan problemas de overbooking garantizando al mismo tiempo la paridad tarifaria.
En la práctica, ¿cómo funciona?
El programa de gestión hotelera envía la información de disponibilidad a los sitios de distribución a través del channel manager.
Cuando se realiza una reserva en línea, se envía a través de Availpro hasta el programa de gestión. Las reservas se integran directamente en la planificación del programa de gestión hotelera.
Las fichas de los clientes se crean automáticamente en el programa de gestión hotelera. La disponibilidad siempre está actualizada en todos los sitios web a través del Channel Manager.
Ventajas de esta conectividad y problemáticas estructurales
Las ventajas de la conectividad entre los dos sistemas son evidentes para el hotelero: ahorro de tiempo y dinero; gestión más simple (eliminación de errores de escritura); optimización de ventas gracias a la disponibilidad actualizada en tiempo real; evitar overbooking y underbooking; el inventario central evita tener que fragmentar su stock; los equipos tienen más tiempo para satisfacer al cliente; mejor visibilidad de su oferta en Internet; posibilidad de aumentar su distribución sin sobrecarga de trabajo.
En teoría, la solución parece ideal, pero, en la práctica, su adopción se ralentiza debido a la multiplicidad de programas de gestión hotelera que existen, tanto a nivel nacional como internacional. Evidentemente, cada uno funciona a su manera y requiere un desarrollo específico. Los editores de channel managers se han lanzado a desarrollar estas conectividades para satisfacer a sus usuarios hoteleros.
Pero una vez que dicha conectividad se ha hecho efectiva, el hotelero ve rápidamente las ventajas que ofrece, como Antonio López, subdirector del Hotel Don Paco*** de Sevilla: «el uso de un channel manager es muy rápido y sencillo, ahorra tiempo al integrar las reservas en el PMS con todo tipo de detalles, precios, modificaciones, observaciones, etc., también es muy bueno el servicio de asistencia».
Patrick Phelps es business development manager en Availpro Iberia.
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